作者：东莞市汗马文化 来源：www.hmtvs.com
电视电话会议具有覆盖面广，组织便捷、务实高效等特点。通过总结电视电话会议组织服务的经验做法，尝试探索其中规律，以期组织服务工作更加规范、严密、顺畅。
合理选择会场
大型电视电话会议一般设一个主会场、若干分会场。各会场的选择要根据会议形式、规模、技术条件和配套服务等因素综合确定，注意是否具备电视电话会议专用线路、设备、或是否具备临时架设相关设备的技术条件，涉密会议还要充分考虑安全、保密等因素。
会场一般设置独立的主席台，高度、宽度、进深应当合适，对面及两侧有足够空间布置各类屏幕，其次要有空间适宜的台下会场，大小应满足参会人数需要，尽量方正，会场前排与主席台之间要留有适当距离。
会场布置
重点考虑两个方面：一方面是供主席台就座人员观看的屏幕。一般设置在主席台与台下会场第一排之间位置，且不能对主席台与台下会场人员之间目光交流造成影响。若主席台较宽，应多设置几块屏幕，左右对称，避免主席台就座人员转头向侧面观看。若主席台与台下会场这间距离不够，也可将屏幕设置在会场正后方，屏幕尺寸应满足清晰观看需要，高度要适宜。另一方面是供主会场台下就座人员观看的屏幕。一般布置在两个区域，一是在主席台两侧，面向台下会场，尺寸高度应满足整个会场尤其是后排人员清晰观看需要，二是在主席台与台下会场第一排之间，方便台下前排就座人员观看，避免前排人员频繁转头向侧面观看。
精心做好现场服务
现场服务的主要任务是确保会议各项议程按既定方案执行，维护好会场秩序，对出现的特殊情况及时应对处理，确保会议效果。会前1小时左右应再次与会场进行联调联试，对会议各要素进行最后的检查落实。检查完毕后至领导同志入场前的准备时间，会场音频和画面可先切走，播放备用视频，待会议即将开始前再同步显示，会议开始后应密切关注会议进程并提前作好相关准备。
