作者：东莞市汗马文化 来源：www.hmtvs.com
东莞年会策划需要提前预定年会场地，确定好的年会时间地点通知公司全体人员、员工的出行名单，确定酒店入住名单、礼品采购等，一场成功的年会策划到底需要具备什么要素呢？下面东莞汗马文化传播有限公司就带着大家详细看下东莞年会策划具体需要做什么？成功的年会策划离不开的五要素？
东莞年会策划具体需要做什么
1、提前预定年会场地
譬如酒店、聚餐地点、团建地点等
2、确定好的年会时间地点通知公司全体人员
预定好年会场地之后，接下来就是把地点时间公布给公司全体人员，确定员工出行名单，尽早完成来回车程的订票，或者根据人数预定好到酒店的来回包车。
3、员工的出行名单，确定酒店入住名单
如果再入住时间内，部门小组有会议的，要提前上报安排会议地点；在员工签到之前，房卡要提前分好，主要为了避免因为签到人数多，导致房卡及签到台会搞得很乱；如果签到台有礼物发发放，可以在签到表中标注好，这样可以避免误领、少领、多领的情况发生。
年会的物料要集中放在一起，避免年会工作人员到处找东西找不到。（这是针对需要入住酒店的年会，如不需入住酒店，则统计好参加人员名单就行。）
4、年会负责人员要进行礼品采购
采购也是一件繁琐的事情，既然是年会就少不了奖励，在礼品上的选择可以考虑参考下专业的年会顾问组的意见，找一些实用性高并且有纪念价值意义的礼品。
5、找好与年会相关主题的素材
先把年会的主题确定好，设计的风格要统一，确定好年会主题需要的相关素材及物料，尺寸和摆放位置也要提前确定好。既然是年会，LED屏幕是少不的，需要提前测试一下LED屏效果，LED屏幕的质量不一样，效果不一样哦
在执行过程中，不可避免地会遇到各种临时或特殊的要求，因此执行内容会有些变化，工作人员必须更新为相应的表单形式，并与工作组的每个成员同步。这也是为什么在年度会议策划阶段需要更详细的项目准备表的原因。
成功的年会策划离不开的五要素
1、沟通阶段
东莞活动策划公司（东莞汗马文化传播有限公司www.hmtvs.com）接到一个年会策划的目标，首先第一步是要跟客户进行沟通，了解清楚客户的需求，例如往年的年会是怎样形式、今年的年会有没有什么想法、有没有什么特别的环节、有没有想好年会在什么地方举办、要不要餐饮等等，这时候的沟通就是了解客户需求，以便更好的切入客户的需求。
最重要的是预算，不然创意策划得很美好，但是预算不够，也是空想。
2、头脑风暴
经过沟通了解到客户的大概想法，活动策划公司会组织项目组进行头脑风暴，项目组成员一般包括：客服、策划、设计、执行。
客服因为最直接跟客户沟通，所以能知道客户的想法，策划当然就是想创意的了，设计就是在画面呈现方面可以提出意见，执行就是涉及到具体落地的可行性，因为想法很好，如果落不了地也是没用的。
3、主笔策划
经过头脑风暴阶段大家对年会的主题主线创意等的讨论形成了初步的想法，就会由主笔策划将这些想法变成ppt方案。千万不要小看这一步，方案做得好不好，很大程度上就看ppt做得好不好，选的配图、排版、设计会影响到客户对年会的直观感受，因为没有实物，我们必须通过ppt将年会美好的刻画出来。
4、提案修改
一般活动策划公司是不会将方案直接发给客户的，因为发方案客户直接看是看不出什么的，必须由活动公司向客户提案，提案过程中针对亮点进行描述，让客户清楚的知道每一个环节是怎样构成落地的。提案后针对客户的意见进行方案的修改调整，直到最终定稿。
5、执行方案
策划方案定稿后，活动策划公司会结合方案制定落地执行细节案。这里面就会细化到每个位置怎么摆放、路线怎么走、物料用的什么材料、人员怎么分工、流程怎么把控等等。
